Ideias para organizar melhor o seu tempo e melhorar a produtividade

Em janeiro, costumamos traçar planos e metas para o ano que chega. Entre eles, ser mais produtivo e otimizar melhor o tempo está na lista de muitos profissionais. Por isso, selecionamos algumas dicas para que você possa organizar melhor o seu tempo e melhorar a sua produtividade.

Ao fazer a gestão do seu tempo, você consegue antecipar suas atividades, definir melhor a prioridade de suas tarefas, focar esforços em atividades relevantes, estar pronto para eventos inesperados, aproveitar melhor o tempo para o seu próprio desenvolvimento.

Planeje suas atividades:

Faça uma lista com todas as suas tarefas do dia, em seguida, visualize-a. Desta forma, você consegue controlar melhor suas demandas. Além disso, é possível definir melhor as prioridades e o tempo gasto em cada uma delas.

Siga o seu planejamento:

Mão deixe que os imprevistos tornem-se rotina. Por isso, na medida do possível, execute aquilo que planejou, assim, nenhuma tarefa vai passar desapercebida.

Divida as suas metas:

Muitas vezes demoramos mais tempo que o necessário ou acabamos desistindo de algumas metas, porque elas são muito grandes ou ambiciosas. Mas, se dividirmos em submetas, acabam tornando-se mais plausíveis de serem realizadas.

Alterne tarefas difíceis com fáceis:

Distribua, ao longo do seu dia, demandas que exijam foco total com aquelas que não necessite tanta concentração. Desta forma, você evita estresse de muitas tarefas complexas seguidas.

Não seja refém da sua caixa de entrada:

Perdemos muito tempo lendo e-mails durante o dia. Muitos têm o hábito de responder imediatamente às mensagens recebidas. Por isso, tire as notificações de novos e-mails e crie uma rotina de verificar a sua caixa de entrada. Em seguida, faça um trabalho de triagem e não de resposta imediata. Desta forma, o seu dia não é organizado de acordo com os e-mails recebidos e, sim, conforme o seu planejamento.

Faça pautas antes de reuniões:

Quando não se define exatamente sobre o que será falado durante uma reunião, a tendência é perder a objetividade e alongar o tempo de duração. Para evitar os desvios de assunto, faça uma pauta e tente, na medida do possível, segui-la.

Defina o seu “Horário Nobre”:

Existem pessoas que trabalham melhor de manhã, outras de noite. Procure saber em qual período do dia você é mais produtivo e, sempre que possível, adapte a sua agenda para que as principais tarefas sejam feitas no seu “ horário nobre”.

Organize-se:

Sempre quando precisamos daquela informação importante temos pouco tempo para procurá-la no nosso e-mail ou naquela anotação feita durante uma reunião. Para evitar essa perda de tempo, mantenha seu ambiente de trabalho organizado, seja o físico (mesa, gavetas etc.) ou o virtual (e-mail, área de trabalho, pasta de documentos).

Evite distrações:

Nos dias de hoje é inevitável não se distrair ao longo do dia. Redes sociais, mensagens no celular, portais de notícia, parada para o café, entre outros, estão aí para tirar o nosso foco. Separe alguns minutos do dia para essas distrações, mas não deixe que elas dominem o seu tempo. Por exemplo, a cada duas horas trabalhadas, separe 10 minutos para as distrações.